Typer och huvudfaser av affärskommunikation

Affärskommunikation är en integrerad del av det moderna samhällets liv. Varje dag på jobbet tar personer med en viss status och som har en viss position till olika typer av det och följer strikt de offentliga och privata reglerna för affärsetikett. Korrekt strukturerad affärskommunikation kommer att leda även en nybörjare till ett framgångsrikt uppnående av målet.

Bakom begreppet affärskommunikation ligger ett slags kommunikation, vars syfte inte är själva förhandlingsprocessen, utan lösningen av ett specifikt problem eller uppnåendet av ett specifikt mål, vilket är bindande för alla deltagare i samtalet och ligger utanför själva kommunikationsprocessen.

Denna typ av kommunikation skiljer sig från andra typer genom att följande omständigheter finns:

• syfte, motiv eller aktivitet bör vara gemensamma för alla samtalspartner;
• förhandlare befinner sig i ett gemensamt rum-tidsintervall: affärskommunikation kan äga rum i vilken organisation, grupp eller team som helst;
• alla deltagare i denna process är sammankopplade, sociala roller är tydligt fördelade mellan dem och en kommunikationshierarki byggs upp;
• kommunikation i detta sammanhang har strikta regler som måste följas av alla deltagare, oavsett status: normerna för beteende i en arbetsmiljö är affärsetikett.

De grundläggande reglerna för affärsetikett inkluderar följande:

• Affärssamtal bör hålla sig till en viss kommunikationsstil, tydligt och koncist formulera sina tankar, ge tungt vägande argument till förmån för sin synpunkt och kunna lyssna och höra samtalspartnern. Detta kommer att hjälpa dig att ha en produktiv konversation utan att ta onödig tid från affärsmän.
• Med sådan kommunikation, deltagarna i samtalet ska vara så artig som möjligt... Affärsmöten strävar efter någon slags fördel, så ibland måste du kommunicera med inte särskilt trevliga människor.
• Förståliga ord och enkla meningar är inneboende i denna stil. Uttryckt i komplexa termer och främmande ord kan du vilseleda en person eller till och med förolämpa honom. I sin tur kommer detta att störa uppnåendet av det uppsatta målet.

Affärskommunikation har tre huvudfunktioner som har olika slutmål och principer för mänsklig påverkan:

• Information och kommunikation Funktionen innefattar insamling och bildande av specifik information av deltagarna i samtalet, samt utbyte av ackumulerad kunskap under förhandlingsprocessen.
• Reglerande och kommunikativ funktionen syftar till att korrigera beteendet hos deltagare i kommunikation. Under företagskommunikation reglerar subjektet inte bara sin egen beteendemodell, utan även andra deltagare i samtalet. För att utföra denna funktion är följande metoder lämpliga: övertalning eller förslag inom ramen för taletikett, kopieringsbeteende.
• Effektivt kommunikativ funktion är direkt relaterad till de känslomässiga aspekterna av ämnena kommunikation.

Alla befintliga typer av affärskommunikation klassificeras enligt många parametrar. Låt oss överväga de mest populära bland de befintliga.

Beroende på metoden för informationsutbyte särskiljs muntlig och skriftlig affärskommunikation:

1. Skriftliga typer av affärskommunikation inkluderar alla typer av officiella dokument. Detta kan vara en referensrapport, en förklarande notering, rapporter och mötesprotokoll, affärsbrev, ett uttalande, en intern stadga för ett företag, en avskrivningshandling, en order, en skriftlig indikation, en arbetsbeskrivning och mycket mer . Alla officiella dokument med signaturer eller sigill är föremål för affärskommunikation.
2. Förhandlingar, möten, möten, affärssamtal, rapporter, planeringsmöten kan hänföras till den muntliga typen av affärskommunikation.

Som interaktion mellan deltagarna finns det direkta och indirekta typer av affärskommunikation:

• Direkt kommunikation innebär förhandlingar mellan partners utan användning av ytterligare medel, det vill säga att samtalspartnerna är i samma rum och kommunicerar ansikte mot ansikte.
• Indirekt kontakt sker med användning av moderna kommunikationsmedel - telefon, e-post, videokommunikation.
• Fjärrkommunikation gör att du snabbt kan lösa vissa problem mellan partners från olika länder. Men erfarenheten visar att samtal ansikte mot ansikte är det mest produktiva.

En annan klassificering involverar uppdelningen av typer av affärskommunikation i verbal och icke-verbal kommunikation:

1. Verbal kommunikation innebär interaktion mellan människor som använder mänskligt tal. Med hjälp av språksystem och beroende på en persons intentioner bildas taltexter. De kan vara både skriftliga och muntliga.
2. Icke-verbal interaktion mellan människor sker utan användning av tal. Medlet för denna kommunikation är den yttre manifestationen av känslor och känslor - teckenspråk, ansiktsuttryck, blick och kroppsmotorik. De förenas av ett gemensamt koncept: kinestik.

Förutom typer finns det även former av affärskommunikation, de är indelade i monologiska och dialogiska.

1. Den första gruppen inkluderar former av kommunikation med en deltagare: rapport, överklagande, välkomsttal, reklam. I det här fallet agerar en person som talare och förmedlar viss information till lyssnaren. Han måste tydligt förstå vad han talar om och tydligt kunna uttrycka sina tankar.
2. Dialogformer förutsätter närvaro av två eller flera deltagare.

Förhandlingar är en lämplig kommunikationsform när man diskuterar de viktigaste frågorna och är:

• vertikal - med högre auktoriteter;
• horisontellt - inom organisationen;
• obehörig - det vill säga oplanerat, genomfört efter skolan;
• på högsta nivå - endast personer med status som chefer för intresserade företag träffas;
• vid det utökade bordet - ett möte med arbetsgrupper eller särskilt tillsatta kommissioner.

Konversation, bland andra former, har den mest informella, förenklade karaktären. interaktioner i en arbetsmiljö. Detta formulär inkluderar all kontakt på jobbet som är utformad för att lösa ett problem. Alla har inte gåvan vid rätt tidpunkt att ha en avslappnad konversation med sina överordnade och taktfullt leda dem till lösningen av frågor av intresse.

Diskussion eller dispyt är sättet att lösa problemet genom att jämföra olika, ofta motsatta synpunkter. Resultatet av en produktiv diskussion är antagandet av ett enda beslut genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna efter att i tur och ordning lyssnat på alla positiva och negativa aspekter. Denna form av kommunikation har den mest levande känslomässiga färgen, men i affärskretsar är det vanligt att följa vissa regler. Motståndare ska inte prata länge, avbryta varandra.

Det är vanligt att dela upp processen för ett affärssamtal från dess början till uppnåendet av ett uppsatt mål i vissa stadier eller faser.

Låt oss överväga var och en av dem mer i detalj.

• Förbereder för ett möte. I detta skede är det mycket viktigt att beskriva en plan för det kommande samtalet, för att tydligt definiera för dig själv vilka uppgifter som krävs för att lösa problem. I förväg är det värt att göra förfrågningar om samtalspartnern, baserat på att välja taktiken för samtalet och de nödvändiga argumenten. Resultatet av mötet beror faktiskt på hur meningsfullt mötet kommer att bli.
• Plats och tidsmärke för förhandlingar. Definitionen av denna parameter beror på samtalspartnernas roll. Vanligtvis bestäms koordinaterna för förhandlingarna av den överordnade samtalspartnern. Om mötet är jämställt kan deltagarna komma överens.

• Ställa upp och ta kontakt med samtalspartnern. Denna fas, genom sitt funktionella syfte, är början på förhandlingar. Ofta lägger den första anblicken eller samtalspartnerns ord till en undermedveten inställning till honom och påverkar önskan att fortsätta samtalet. Under upprättandet av kontakt är det viktigt att vinna över samtalspartnern så snart som möjligt och slutföra scenen genom att etablera psykologisk kontakt - det ögonblick då alla deltagare i kommunikationen är redo att komma till saken.
• Problemidentifiering och utbyte av tillgänglig information. I denna fas är det viktigt att uttrycka alla frågor av intresse, att ange riktningen för samtalet, för att ge en allmän förståelse av problemet.
• Argument för den föreslagna lösningen... Argumentationsfasen är nära sammankopplad med det föregående steget och flyter smidigt från det. Under denna period är det mycket viktigt att notera alla positiva aspekter av din vision om att lösa problemet, att tillämpa övertalningsförmåga, särskilt om samtalspartnern håller sig till en annan synvinkel.
• Motargument. I detta skede lyssnar man på samtalspartnerns motargument, som kanske inte alltid håller med. Det är viktigt att lyssna noga och lugnt till samtalspartnern, för att förstå kärnan i hans position. Vägledande frågor hjälper dig att förstå om invändningen är relaterad till bristande information.
• Att hitta en kompromiss för att lösa problemet. I processen att växelvis lägga fram argument och förslag eftersträvas en lösning som passar alla parter i förhandlingen.
• Beslutsfattande. Detta steg innebär att alla parter är överens med en enda ståndpunkt, vilket kommer till en gemensam nämnare.

• Fixering av resultat. Alla affärsmöten avslutas med att en skriftlig bekräftelse på ett gemensamt beslut undertecknas.Avtalet är en återspegling av det faktum att mötet har ett slutresultat som är acceptabelt för alla.
• Avsluta kontakten. Efter att ha diskuterat viktiga frågor måste du kunna skilja dig ordentligt från samtalspartnerna, kanske lämna ett visitkort eller be om kontaktuppgifter från partners.
• Analys de erhållna resultaten. Denna fas är sista. Den är utformad för att visa hur det fattade beslutet var korrekt och lönsamt för deltagarna i samtalet.

Nyckeln till ett framgångsrikt företag är en korrekt strukturerad affärskommunikation med dina kunder och partners. För att uppnå detta måste vissa nyanser beaktas.

• Du måste alltid hålla situationen under kontroll. Att visa känslor och känslor är olämpligt i en affärsmiljö. Känslor av rädsla och osäkerhet kan störa beslutsfattandet, och känslor av medlidande som orsakas av manipulation av samtalspartnern kan leda till undertecknandet av ett olönsamt kontrakt. Manifestationen av inkontinens och aggression under dialogiska typer av kommunikation, såsom diskussion, är oacceptabelt. Med en obalanserad och alltid tvivlande partner är det knappast någon som vill ha att göra med.
• Förmåga att förutse kundens önskemål - en annan viktig komponent i framgångsrik företagsledning, för i alla företag är alla företagets aktiviteter inriktade på att möta kundens behov. Uppmärksamhet och artighet, förstklassig service kommer att få kunden att komma tillbaka igen.
• Planera och förmågan att skilja det huvudsakliga från det sekundära. I alla förhandlingar är det viktigt att tala kort och tydligt, utan att gå djupt in på detaljerna i den andra planen. Affärsmän har vanligtvis begränsad tid, så du bör inte förbereda långa monologer för viktiga möten.
• Affärsrelationer bör inte störa personliga. Även om en person ogillas betyder det inte att han inte kan vara användbar i affärsmässig mening. Manifestationen av en välvillig och stödjande attityd, uppriktigt intresse för samtalspartnerns argument kommer att möjliggöra ett produktivt möte.
• Ärlighet och insyn i avsikter. Under förhandlingarna måste du uppträda uppriktigt och bekräfta dina ord med fakta och statistik. När allt kommer omkring kan varje oärlig handling för en lönsam affär permanent undergräva partnerns förtroende och skada ryktet.
• Kunskaper om grunderna i affärsetikett.

Videon nedan förklarar de 5 grundläggande reglerna för affärskommunikation.