Etik och grundläggande regler för affärskommunikation

Affärskommunikation är ett sätt att kommunicera mellan människor i färd med att bedriva entreprenöriell verksamhet eller utföra arbetsuppgifter. Det vill säga, detta är en typ av kommunikation som är förknippad med produktionsprocessen av en produkt eller tillhandahållande av någon tjänst och inte är förknippad med personliga eller sociala relationer mellan människor.

Civiliserad affärskommunikation baseras på deltagarnas iakttagande av vissa oskrivna regler och normer som bidrar till att uppnå de mål som parterna ställer upp och upprätthålla goda affärsrelationer mellan dem, vilket är nödvändigt för ytterligare ömsesidigt fördelaktigt samspel.

Den största skillnaden mellan affärsrelationer och andra är deras reglering. Detta innebär förekomsten av vissa gränser i relationer, bestämda av kulturella traditioner, universella mänskliga moraliska principer och kraven på yrkesetik.

Etik för affärskommunikation är en av komponenterna i allmän etik, som har alla egenskaper hos den senare. I en allmän mening kan detta begrepp ses som en slags portfölj av idéer om moral, dess normer och regler, som styrs av människor i relationer med varandra i produktionsprocessen.

De grundläggande principerna för affärsetik är:

• erhålla fördelar med det maximala antalet deltagare i affärsrelationen;
• säkerställa samma tillgång för alla parter i förhållandet till föremålet för affärsrelationen.

Inom affärskommunikation finns det alltid en mycket skarp motsättning mellan etiska normer och själva kärnan i entreprenöriell verksamhet, som affärsmän löser på olika sätt. I vilket fall som helst, detta beslut kokar ner till en av huvudpositionerna:

• Kärnan i den pragmatiska positionen eller utilitarismens princip är att etik och affärer är oförenliga begrepp. Det viktigaste är att uppnå maximala vinstindikatorer på något sätt. Entreprenörer som håller fast vid denna synpunkt försöker undvika att prata om moral, sociala skyldigheter och etiska normer.
• Den civiliserade positionen eller principen om det moraliska imperativet bygger på det faktum att det är etiken som kan bidra till att maximera vinsten, utöka eller stärka affärskontakter, införa och stärka etiska uppföranderegler i samhället som helhet, vilket inte kan annat än bidra till att ytterligare välstånd för näringslivet.

Affärsetik använder idag kunskap från olika områden (etik, psykologi, vetenskaplig organisation av arbetet).

Det finns flera huvuduppgifter för etikett:

• Förekomsten av vissa etablerade uppförandestandarder och behovet av att följa dem förenklar förfarandet för kommunikation både med andra organisationer och inom arbetskollektivet, eftersom det är mycket snabbare och lättare att arbeta i enlighet med allmänt accepterade modeller. Medan de observerar affärsetiketten har kommunikationsdeltagarna en klar uppfattning om vad de kan förvänta sig av varandra.
• Etikett bidrar till att upprätthålla normala relationer med företrädare för organisationens yttre miljö, samt att skapa en arbetsmiljö i teamet.
• Det upprätthåller också den moraliska bekvämligheten för varje deltagare i kommunikationen. I mänskligt liv är mental stabilitet ofta viktigare än fysisk komfort. Förekomsten av reglerna för professionella relationer bidrar till att få en persons arbetstillfredsställelse.

De grundläggande principerna för affärsetikett är baserade på det faktum att när man fattar ett beslut bör man göra så att handlingsgränserna kombineras med de moraliska värderingarna hos andra deltagare i kommunikation och kan samordnas med deras intressen. Samtidigt bör samordningen ha ett moraliskt motiverat mål, för att uppnå detta endast etiskt relevanta verktyg bör användas.

Det finns flera grundläggande principer:

• Interpersonell. All kommunikation, inklusive affärer, sker mellan människor med deras personliga egenskaper. Och trots att kommunikationen dem emellan har en professionell inriktning, kommer den mellanmänskliga relationen fortfarande att påverka interaktionsprocessen.
• Kontinuitet. Kärnan i denna princip ligger i initieringen av ständig kontakt av kommunikationsdeltagarna, om de befinner sig i varandras synfält. Utifrån det faktum att människor kommunicerar både verbala och icke-verbala medel, delar de ständigt viss information med varandra, som varje deltagare i kommunikationen ger sin egen mening och drar sina egna slutsatser till.
• Målmedvetenhet. Varje interaktion har ett specifikt mål eller flera mål. De kan dock vara explicita eller implicita. När talaren talar till en publik har talaren ett uttryckligt mål att förmedla visst material till publiken, och ett underförstått - till exempel att visa publiken sin anmärkningsvärda intelligens och vältalighet.
• Flerdimensionalitet. Denna princip förutsätter att det i affärsrelationer inte bara sker informationsutbyte, utan även reglering av förhållandet mellan parterna. Det vill säga, i professionell interaktion överför deltagarna till varandra sin känslomässiga attityd, som fungerar som en regulator av deras affärsband.

Baserat på ovanstående uppgifter och principer för affärsetik är det möjligt att formulera yrkesetiska regler, som är lika nödvändiga för efterlevnad av vanliga anställda i teamet, såväl som av chefen eller ägaren av företaget.

De är ett av nyckelverktygen för framgång i ett yrke eller företag:

• Noggrannhet och punktlighet. Som en del av en professionell eller kommersiell relation bör du försöka att aldrig komma för sent till jobbet, ett möte eller ett affärsmöte. Graden av respekt och tillit till en person som hela tiden väntar och samtidigt slösar bort andra människors tid minskar trots allt snabbt. En sådan egenskap från andras sida talar om oförmågan att anpassa sig till den moderna livsrytmen, opålitlighet. Det är också viktigt att värdera andras tid och inte ta bort den för onödiga samtal utan deras tillåtelse.
• Effektiv arbetsplatsorganisation... En arbetsplats kan tala mycket om sin ägare. Det är klart att om det hålls i ordning kan detsamma sägas om en persons tankar. Dessutom sparar det arbetstid avsevärt. När allt kommer omkring kan det ta mycket tid att hitta det nödvändiga dokumentet på skrivbordet belamrat med papper.
• Artig kommunikation och respekt för andra... I affärsrelationer är det viktigt att respektera och sträva efter att förstå samtalspartnern, att kunna sätta sig på hans plats och se på situationen genom hans ögon. Förolämpningar och förnedring i den professionella sfären är oacceptabelt, liksom skrik, "starka" uttryck och elakheter. Du måste kunna agera inte bara i ditt eget intresse. Samtidigt bör du inte visa överdriven altruism. Denna typ av beteende kan indikera överdriven mjukhet.

• Utseende som passar situationen. Du bör alltid komma ihåg att utseende är en viktig del av affärskommunikation. Det viktigaste i bilden är inte närvaron av dyra attribut, utan prydlighet och prydlighet. Om en viss klädstil antas på kontoret, är det bättre att följa den för att inte orsaka negativa attityder mot dig själv från både ledningen och kollegorna.
• Arbetsattityd... Om en anställd är fokuserad på resultat, så har detta en positiv effekt på både hans karriär och effektiviteten i företaget. Attityden "vårdslöshet" är aldrig trovärdig. Med sådana anställda kan företaget knappast hoppas på att nå sina mål.
• Återhållsamma gester. Glöm inte ditt personliga utrymme. Affärsetikett accepterar inte taktil kontakt mellan kommunikationsdeltagare. Kyssar och beröring är inte tillåtet. Det enda som kan ske är ett handslag. Det är också värt att minimera olika gester och ansiktsuttryck, eftersom de lätt kan identifiera insinuationer eller osäkerhet. Ryggen ska hållas rak, blicken ska vara fast och rörelserna ska vara tydliga.

• Regler för alla. Affärsetikett är densamma för alla, både män och kvinnor. En affärskvinna kan också skaka hand med sin samtalspartner. Samtidigt kan hon inte flirta, kasta entydiga blickar eller låtsas vara det.Egenskaperna hos en deltagare i en affärsrelation bör inte offentliggöras. Rigor och återhållsamhet är de grundläggande reglerna som ska följas i en arbetsmiljö.
• Iakttagande av hierarkin... Inom affärskommunikation är det inte kön som kommer i förgrunden, utan hierarkiprincipen. Det vill säga att en anställds status bestäms av hans plats på karriärstegen. Efterlevnad av underordning är en av de viktigaste reglerna i affärsrelationer.
• Relationer inom teamet... Att uppnå de mål som företaget satt upp är omöjligt utan ett effektivt team. Ett bra team bygger på rätt interaktion mellan dess medlemmar (jämställd relation, frånvaron av "favoriter" och "offer", otillåtligheten av personliga relationer).

• Sekretess... Anställda ska kunna hålla konfidentiell information, officiella hemligheter, inte sprida om läget i företaget, övervaka skyddet av personuppgifter.
• Affärston i bokstäver... I korrespondens som skickas på uppdrag av företaget, eller som svar på något dokument, måste du följa reglerna för affärskorrespondens.

I ett traditionellt samhälle i förhållande till värderingar och normer för affärsetikett i organisationen det finns flera typer av mänskligt beteende:

• "Disciplinerad" - en anställd hängiven organisationen som fullt ut accepterar de beteendenormer som accepteras i den och beter sig på ett sådant sätt att det inte skapar en intressekonflikt (hans egen och företagets).
• "Anpassar sig" - en anställd som uppträder i enlighet med allmänt vedertagna normer i företaget, men inte accepterar dess värderingar. Trots att en sådan anställd följer reglerna kan han inte kallas lojal och lojal mot företaget. Under extrema förhållanden för honom kan han mycket väl begå en handling som strider mot företagets värderingar.
• "Original" - en typ av anställd som delar företagets värderingar, men de beteendenormer som fastställts i den är oacceptabla för honom. I detta avseende kan en sådan person ha konflikter med ledning och kollegor. En framgångsrik anpassning av en sådan anställd är endast möjlig om företaget, som ett undantag, tillåter honom att inte följa de allmänna normerna.
• "Rebell" - en anställd för vilken både värderingar och regler som fastställts i organisationen är främmande. Trots varningar bryter han ner barriärer och konflikter ständigt med andra på alla nivåer i hierarkin. Behovet av att följa vissa mönster uppfattas negativt av honom. Anledningen till detta kan vara en ovilja att förstå vikten av företagens normer och värderingar, och bristen på nödvändig kompetens för detta.

Kommunikationens egenheter, betingade av professionella uppgifter eller affärsnödvändighet, beror på på vilken nivå eller mellan vilka nivåer i ledningshierarkin den förekommer. Låt oss överväga varje typ av interaktion separat.

Huvudinnehållet i etiska regler i kommunikation mellan en underordnad och en ledare reduceras till några höjdpunkter:

• Den underordnade bör genom sitt beteende bidra till att upprätthålla en bekväm psykologisk atmosfär i laget och hjälpa sin chef i detta.
• Ett försök av en underordnad att leda chefen kommer att betraktas som en manifestation av icke-efterlevnad av den hierarkiska principen och respektlöshet. Den underordnade har rätt att uttrycka sin åsikt till chefen, men i korrekt form och med hänsyn till hans position.
• En kategorisk ton när man kommunicerar med ledningen är inte tillåten.
• Att kontakta en handledare anses oacceptabelt.

Funktioner i kategorin vertikala relationer från topp till botten bestäms av regeln: du måste bygga relationer med underordnade som du vill att relationen med ledaren ska se ut.

Ledaren måste:

• sträva efter att skapa ett sammanhållet team som strävar efter att uppnå gemensamma mål;
• ta reda på orsakerna till svårigheter som uppstår under yrkesverksamheten;
• att uppmärksamma underordnade på ledningens order som inte har uppfyllts av dem;
• att uppskatta förtjänsterna hos sina underordnade;
• lita på dina underordnade;
• erkänn dina misstag;
• behandla alla anställda lika.

Chefen kan inte:

• kritisera den anställdes personlighet;
• göra kommentarer inför andra underordnade;
• visa medarbetarna att chefen inte har kontroll över situationen.

Kärnan i etikettreglerna om förhållandets riktning horisontellt ligger i iakttagandet av principen om empati, det vill säga att presentera sig själv i rollen som sin kollega.

Några exempel på etikett på anställd-anställd nivå är:

• kalla kollegor vid namn, eftersom vägen till att bygga vänskap ligger genom personens namn;
• le och var vänlig med kollegor;
• försök att lyssna på kollegor, inte bara dig själv;
• behandla varje anställd som en person;
• behandla kollegor så opartiskt som möjligt;
• försök att dela ansvar när du utför vanliga uppgifter;
• inte ge orealistiska löften.

Du kommer att lära dig ännu mer om de viktigaste affärskommunikationsfärdigheterna i följande video.