Kontorschef: vem är han och vad gör han?

I moderna företag kan inget företag med kontor klara sig utan en kontorschefs arbete. Denna position innebär att administrera och hantera kontorsarbetsflödet i en organisation.

I huvudsak är en kontorschef den där informativa och ledande länken där alla arbetsmoment i företaget möts och löses. Han interagerar mellan chefen och underordnade, informerar vanliga anställda om de handlingar som är undertecknade av chefen, interagerar med företagets kunder, övervakar korrespondens, övervakar företagets prestationer och förser kontoret med ett kontor, utför direkta instruktioner från direktören och hans ställföreträdare .

Kontorschef är en anställd som förser hela kontoret med ett fullfjädrat arbetsflöde. Beskrivningen av yrket hjälper dig att bättre förstå essensen av arbetet.

Enligt klassificeringen av arbetaryrken och anställdas befattningar skiljer sig yrket som kontorschef och hans arbetsuppgifter avsevärt från yrket som sekreterare. En kontorschef är för det första en arrangör av företagets kontorsyta, en chef och en administratör i en person. Sekreteraryrket innebär att han är underställd en specifik person (direktör, biträdande direktörer, högsta chefer) och att han endast sköter hans angelägenheter.

Kontorschefen kontrollerar allt pågående arbete på kontoret, främst pappersarbete. Övervakar oavbruten arbete med kontorsutrustning, tillhandahåller anställda i företaget pappersvaror, med tiden uppmärksammar anställda order, order och meddelanden på kontoret, utfärdade av chefen, tar emot inkommande telefonsamtal, vid behov, för en kalender över möten och resor för direktören. I detta fall kallas den lediga tjänsten ”kontorschef med sekreterarfunktioner”.

Eftersom en kontorschefs arbete inkluderar organisatoriska, informativa och administrativa åtgärder, inkluderar hans arbetsuppgifter vissa funktionella uppgifter. Det är just här sysselsättningen och kärnan i kontorschefens verksamhet ligger, som ska:

• förbereda kontorsarbete för en ny arbetsdag: kontrollera driften av telefoner, datorer och kontorsutrustning, tillgången på förbrukningsvaror (papper, återfyllda skrivarpatroner);
• kontrollera, upprätthålla renlighet i kontorslokaler, överensstämmelse med sanitära standarder (full belysning, ventilation, temperaturförhållanden i lokalerna), kontrollera driften av delade system;
• skaffa pappersvaror i tid och förse dem med kontorsanställda i tid;
• beställa dricksvatten, tvättmedel, toalettpapper, servetter;
• kontrollera det aktuella dokumentflödet: förbereda nödvändiga dokument, rapportering, arbetsmaterial som behövs för kontorets fullfjädrade arbete, lösa andra arbetsmoment och uppgifter;
• övervaka förarens och kurirens arbete dagligen;
• enligt chefens instruktioner, kontorschefen ansvarar för arbetsfördelningen mellan de anställda, sätter uppgifter för dem, uppmärksammar dem på nödvändig arbetsinformation, bestämmer nivån på deras ansvar, analyserar resultatets effektivitet;
• beräkna och uppskatta månatliga finansiella kostnader för underhåll av kontoret, övervaka dess genomförande;
• föra en tidsrapport, antalet dagar och timmar som varje anställd har arbetat inom en kalendermånad, överför tidrapporten i tid till redovisningsavdelningen för löneräkning;
• övervaka efterlevnaden av arbetsdisciplin: om det faktum att du kommer för sent, lämnar arbetet i förtid, frånvaro av anställda, meddela företagets ledning, föra register över överträdelser och bristande efterlevnad av klädkoden;
• organisera möten, registrera dig och hjälpa besökarna att lösa sina frågor.

Huvudkompetenserna för en kontorschef inkluderar förberedelse och genomförande av förhandlingar, möten, möten:

• han måste utföra beredningen av allt nödvändigt material, se till att alla intresserade personer närvarar vid evenemangen, föra protokoll från mötet;
• föra korrespondens med företagets kunder och partners, skicka ut material;
• arbeta med inkommande och utgående kontorskorrespondens, registrera det, ägna sig åt sjöfart;
• ge hjälp och hjälp till anställda i att lösa konflikter och tvistiga situationer;
• samordna kontorsarbetet i slutet av arbetsdagen, kontrollera kontorsutrustning, belysning, delade system, luftkonditioneringsapparater för deras frånkoppling från strömförsörjningen;
• i vissa fall ansvarar kontorschefen för att hitta och anställa nya medarbetare (placerar information om nödvändiga lediga tjänster på speciella webbplatser, tittar igenom CV:t, förväljer sökande, genomför en intervju);
• informerar potentiella kunder skriftligen eller per telefon på kostnaden för varor och tjänster enligt prislistan;
• ger råd om placeringen av företagsavdelningar, deras funktioner;
• upprätthåller en kundbas företag;
• utför uppgifterna att underhålla webbplatsen, lägga ut annonser om varor och tjänster, beställa souvenirer, trycka, distribuera informationsmaterial.

För att bli kontorschef måste en kandidat ha de nyckelkompetenser som krävs för att utföra jobbet, samt ha vissa personliga och professionella egenskaper.

Personliga egenskaper hos en person är de biologiska och sociala komponenterna som utgör hans personlighet. Biologiska komponenter en person får från naturen, sina föräldrar och förfäder i form av en viss uppsättning gener. Social komponent - det här är den sociala miljön där en person växte upp och växte upp.

Båda dessa komponenter formar karaktär och personlighet, vilket ger individen vissa egenskaper, både goda och negativa. Genom att sammanföra alla personlighetsdrag hos en person kan du få ett objektivt, pålitligt psykologiskt porträtt.

De positiva personlighetsdragen inkluderar sådana karaktärsdrag som:

• ärlighet;
• uthållighet i att uppnå det uppsatta målet;
• uppmärksamhet;
• självdisciplin;
• ansvar och organisation;
• hårt arbete, uthållighet;
• inre adel;
• objektivitet;
• sällskaplighet, artighet, vänlig attityd mot människor;
• lugn, hängivenhet, uppmärksamhet, punktlighet;
• konfliktfri, förmåga att lösa kontroversiella situationer mellan anställda, optimism och positivitet i allt;
• kvickhet, kvickhet, hjälpsamhet;
• aktivitet, ambition.

Bakom var och en av dessa personlighetsdrag finns den psykologiska och känslomässiga uppfostran av en person, hans ärftlighet, den sociala miljön där han växte upp.

De negativa personlighetsdragen inkluderar:

• brist på montering, ouppmärksamhet;
• depressiv syn på livet, brist på optimism;
• oförmåga att samla tankar i tid och konsekvent lösa tilldelade uppgifter;
• aggressiv karaktär;
• en tendens till skvaller och intriger.

En persons affärsegenskaper är hans förmåga att utföra vissa arbetsuppgifter och funktioner.

Utifrån affärsmässiga egenskaper kan man bedöma hur effektivt den sökande kommer att kunna organisera sin arbetsprocess, hur väl han kommer att utföra de arbetsuppgifter som han tilldelats. För att framgångsrikt leda ett kontor måste en sökande ha, förutom kunskaper och färdigheter, vissa affärsegenskaper, som inkluderar:

• utbildning, kompetensnivå;
• arbetserfarenhet;
• snabb inlärning, anpassning under nya förhållanden;
• krävande gentemot sig själv och andra;
• förmågan att arbeta i en multitasking-miljö, samtidigt lösa flera problem på en gång;
• analytiskt tänkande, förmågan att tänka flexibelt och utanför ramarna, dra korrekta slutsatser, generalisera;
• affärsmannaskap;
• ledarskapsförmåga;
• vilja att arbeta övertid;
• oratoriska färdigheter, diplomati och övertalningsförmåga;
• affärskommunikationsförmåga.

En persons yrkesegenskaper är en kombination av personliga och affärsmässiga egenskaper, plus alla de färdigheter som han har förvärvat under sin karriär. I sin yrkesverksamhet ska en kontorschef:

• har viss kunskap, färdigheter och förmågor inom området kontorsledning;
• professionellt tillämpa dina kunskaper och färdigheter i praktiken;
• kunna arbeta med dokument, känna till principerna för att organisera dokumentflödet, reglerna för att skapa ett arkiv;
• vara en säker datoranvändare och annan kontorsutrustning;
• känna till arbetsflödesprocessen, arbeta med inkommande och utgående post, känna till reglerna för att registrera den, omedelbart ta med chefens beslut till de strukturella avdelningarna, övervaka tidsfristerna för utförande av dokument som undertecknats av företagets anställda, skicka utgående korrespondens med post eller bud;
• ha administrativa ledningsförmåga;
• kunna skriva snabbt, känna till principerna och reglerna för att upprätta vissa dokument (order, order, instruktioner, dekret);
• omedelbart förfoga över användbar kunskap (räddningstjänstens kontakter, elektriker, VVS, lunchleverans);
• kan främmande språk (inte alltid), även om kunskaper i ett visst främmande språk i vissa företag är huvudvillkoret för kandidaten, och i detta fall måste kontorschefen tala, läsa och skriva flytande på ett främmande språk;
• kunna tala och skriva kompetent, uttrycka dina tankar på ett bra litterärt språk;
• egen affärsetikettfärdigheter.

Inte en enda högskola undervisar i yrket som kontorschef. Du kan ta utbildning och få ett diplom eller ett certifikat för yrkesutbildning i budget- eller privata utbildningscentra, högskolor.

I stora företag vill de som regel bara se en specialist i denna position med en högre utbildning, små företag kan anställa en anställd med gymnasieutbildning eller specialiserad gymnasieutbildning för denna tjänst.

Det viktigaste som varje arbetsgivare uppmärksammar är arbetslivserfarenhet i denna position, nivå av datorvana, kunskap om kontorsutrustning och förmåga att arbeta med den, kunskap om grunderna i kontorsarbete och arkivering, Kunskaper i främmande språk.

För att korrekt skriva ett CV och få den eftertraktade tjänsten behöver du i detalj, men ange ärligt all information om dig själv: personliga, professionella, affärsmässiga egenskaper, arbetslivserfarenhet i liknande befattning, utbildningsnivå.

Nivån på förväntad lön kommer att göra det tydligt för arbetsgivaren vad han kan erbjuda och vad kandidaten söker.

Ge inte falsk information om arbetslivserfarenhet, utbildning - allt detta kan enkelt kontrolleras, i det här fallet kommer den lediga tjänsten för den sökande att bli otillgänglig, han kommer helt enkelt att nekas.

Att ha ett foto är ett positivt ögonblick för en kandidat, arbetsgivaren måste veta vems CV som övervägs. Kontorschefen är företagets ansikte utåt, och arbetsgivaren är inte likgiltig för vem som ska representera det.

Var noga med att ange nivån på din utbildning, ofta arbetsgivaren för denna position tar en specialist med högre ekonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk utbildning.

Sådan information kommer att vara användbar för arbetsgivaren.

När du skriver ditt CV, håll dig till dess struktur:

• personlig information - namn, ålder, kontakter;
• personlig - avsnittet anses vara valfritt, men det är bättre att fylla i det;
• grundläggande färdigheter och förmågor - ange vilka kontorsprogram du äger, lista alla repetitionskurser, seminarier, utbildningar, annan tilläggsutbildning som du har genomfört;
• arbetserfarenhet - lista alla dina praktiker, praktikplatser, genomförda projekt, volontärprogram, i kronologisk ordning, ange de företag där du arbetade tidigare, utbildning och träning (speglar alla utbildningsprogram och riktningar som du tog examen från);
• rekommendationer - i det här avsnittet, ange namn och kontakter på personer som kan rekommendera dig till en ny arbetsgivare och ge positiv feedback om dig.

Om en sökande utan arbetslivserfarenhet ansöker om tjänsten som kontorschef, skulle det vara bättre att inte inkludera detta avsnitt i CV:t alls. Det finns ingen anledning att visa arbetsgivaren bristen på kunskap och färdigheter. I det här fallet är det bättre att beskriva dina personliga och affärsmässiga egenskaper, vilken typ av utbildning du har grundläggande och ytterligare (seminarier, utbildningar).

Som arbetslivserfarenhet kan du ange industriell praktik, pre-diploma praktik, färdigheter i att organisera specifika evenemang, deltagande i olympiader, konferenser, tävlingar och alla typer av tester. Om du har några prestationer och framgångar som är direkt relaterade till framtida arbete, var noga med att ange denna information i ditt CV.